Har du noen gang følt en gnagende usikkerhet når du skal formulere et offisielt brev på tysk? Frykten for å trå feil i den tyske byråkratiske labyrinten er reell, og et feilaktig formatert brev kan undergrave budskapet ditt før det i det hele tatt blir lest. Men frykt ikke! Å mestre kunsten å skrive formelle tyske brev er ikke bare en ferdighet, det er en nødvendighet som åpner dører og sikrer at din kommunikasjon blir tatt på alvor. La oss dykke ned i den presise verdenen av tysk brevskriving og avdekke hemmelighetene bak et feilfritt offisielt dokument.

Hva er et offisielt brev på tysk?

Et offisielt brev på tysk, ofte referert til som et Geschäftsbrief (forretningsbrev) eller Amtsschreiben (offisielt brev fra en myndighet), er et formelt skriftlig dokument som brukes i profesjonelle, administrative eller juridiske sammenhenger. Det kan være alt fra en jobbsøknad, en klage, en forespørsel til en myndighet, en kontraktsoppsigelse, eller en offisiell henvendelse til en bedrift. Kjennetegnet er dets strenge overholdelse av formelle regler, et klart og objektivt språk, og en upersonlig tone. Målet er alltid å kommunisere et budskap på en entydig, respektfull og juridisk gyldig måte.

Grunnleggende struktur: DIN 5008-standarden

Ryggraden i tysk offisiell brevskriving er DIN 5008-standarden. Dette er en tysk standard for layout av tekstbehandling, og den sikrer en enhetlig og profesjonell fremstilling av forretningsbrev og offisielle dokumenter. Ved å følge DIN 5008, viser du ikke bare respekt for mottakeren, men også din profesjonalitet og oppmerksomhet på detaljer.

Avsenderadresse (Absender)

  • Plassering: Øverst til venstre, ofte i en mindre skriftstørrelse eller som en del av brevhode.
  • Innhold: Ditt fulle navn, gateadresse med husnummer, postnummer og by. Et telefonnummer og e-postadresse er også vanlig.
  • Eksempel:
    Anna Müller
    Musterstraße 12
    12345 Berlin
    Tel: 0123-456789
    E-Mail: anna.mueller@email.de

Mottakeradresse (Empfänger)

  • Plassering: Starter vanligvis ca. 5 cm fra toppen av siden, under avsenderadressen og til venstre.
  • Innhold: Bedriftens/organisasjonens navn, eventuell avdeling, kontaktperson (med tittel hvis kjent), gateadresse med husnummer, postnummer og by.
  • Viktig: Hvis du kjenner navnet på kontaktpersonen, inkluder det! Dette viser at du har gjort din research.
  • Eksempel med kontaktperson:
    Herrn Dr. Klaus Schmidt
    Personalabteilung
    ABC GmbH
    Hauptstraße 45
    98765 München
  • Eksempel uten kontaktperson:
    ABC GmbH
    Personalabteilung
    Hauptstraße 45
    98765 München

Dato og sted (Ort und Datum)

  • Plassering: Til høyre, på linje med mottakeradressen.
  • Format: By, DD.MM.ÅÅÅÅ. Merk punktum etter dag, måned og år.
  • Eksempel: Berlin, 27. Mai 2024 eller Berlin, 27.05.2024

Emnefelt (Betreff)

  • Plassering: Under datoen, ofte i fet skrift og med en tom linje over og under.
  • Formål: Skal kort og presist oppsummere brevets innhold. Ingen punktum på slutten.
  • Eksempel: Bewerbung um die Stelle als Marketing Manager
  • Eksempel med referanse: Ihre Anzeige vom 20.05.2024 in der Frankfurter Allgemeinen Zeitung

Hilsen (Anrede)

  • Plassering: Under emnefeltet, med en tom linje imellom.
  • Formalitet er nøkkelen:
  • Hvis navnet er kjent: Sehr geehrte/r Herr/Frau [Etternavn], (Merk: Herr for menn, Frau for kvinner. Sehr geehrte for kvinner, Sehr geehrter for menn.)
  • Eksempel: Sehr geehrte Frau Dr. Meier, eller Sehr geehrter Herr Professor Schmidt,
  • Hvis navnet ikke er kjent: Sehr geehrte Damen und Herren,
  • Viktig: Etter hilsenen kommer et komma. Første ord i brødteksten starter deretter med liten bokstav, med mindre det er et substantiv.

Brødtekst (Haupttext)

  • Innhold: Her presenteres brevets hovedbudskap. Vær klar, konsis og høflig.
  • Språk: Bruk formelt språk (Hochdeutsch). Unngå slang, forkortelser og uformelle uttrykk.
  • Struktur: Del opp i avsnitt for å forbedre lesbarheten. Hvert avsnitt bør behandle én idé.
  • Begynnelse: Start ofte med å referere til årsaken til brevet (f.eks. en annonse, en tidligere samtale).
  • Eksempel på innledning: vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Produkt. eller bezüglich Ihrer Stellenausschreibung vom [dato] möchte ich mich hiermit bewerben.
  • Avslutning: Avslutt med en klar oppfordring til handling (hvis relevant) eller en høflig forventning om svar.

Avslutning (Grußformel)

  • Standard: Mit freundlichen Grüßen
  • Viktig: Ingen komma etter avslutningen.

Signatur (Unterschrift)

  • Plassering: Under avslutningen.
  • Innhold: Din håndskrevne signatur over ditt maskinskrevne fulle navn. Inkluder gjerne din tittel hvis relevant.

Vedlegg (Anlagen)

  • Plassering: Under signaturen, med en tom linje imellom.
  • Format: Skriv Anlagen eller Anlage:, etterfulgt av en liste over de vedlagte dokumentene.
  • Eksempel:
    Anlagen:
    • Lebenslauf
    • Zeugnisse
    • Referenzen

Protokoll og tone: Nøkkelen til suksess

Utover den strukturelle formatet er tonen og protokollen i et tysk offisielt brev avgjørende for suksess.

Høflighet og formalitet (Höflichkeit und Formalität)

  • Bruk alltid «Sie»: Den formelle tiltaleformen «Sie» (De) er obligatorisk. Aldri bruk «du».
  • Unngå uformelle uttrykk: Hold deg til et formelt og profesjonelt ordforråd.
  • Respektfull tone: Selv i en klage skal tonen være saklig og respektfull, aldri aggressiv eller emosjonell.

Klarhet og presisjon (Klarheit und Präzision)

  • Kom til poenget: Tyske offisielle brev er direkte. Unngå unødvendige utfyllinger.
  • Nøyaktighet: Dobbeltsjekk fakta, datoer og tall.
  • Grammatikk og rettskriving: Feilfri grammatikk og rettskriving er et absolutt krav og signaliserer seriøsitet.

Vanlige feil å unngå

  • Feil hilsen eller avslutning: Dette er en av de vanligste feilene og kan virke svært uprofesjonelt.
  • Uformelt språk: Bruk av «du» eller slang er en stor tabbe.
  • Mangel på klarhet: Mottakeren skal umiddelbart forstå formålet med brevet.
  • Stave- og grammatikkfeil: Les korrektur grundig! Bruk gjerne en tysk korrekturleser.
  • Manglende kontaktinformasjon: Sørg for at mottakeren enkelt kan kontakte deg.
  • Ikke å følge DIN 5008: Selv små avvik kan gi et dårlig inntrykk.

Å mestre formatet og protokollen for offisielle tyske brev er en ferdighet som vil tjene deg vel i alle profesjonelle sammenhenger. Ved å følge DIN 5008-standarden og opprettholde en formell, klar og respektfull tone, vil du ikke bare unngå misforståelser, men også etablere deg som en pålitelig og kompetent kommunikator. Lykke til med din tyske korrespondanse!